Etapa 2 na Jornada Tributária: Emissão e Recebimento de Notas Fiscais

Resumo: tecnologia na operação fiscal

Com a era digital, hoje, a emissão e recebimento de notas fiscais é um fator muito importante para a determinação de toda a movimentação financeira de uma empresa. Nesse sentido, fica registrado em real time o que você emite de nota justificando a sua venda de mercadoria ou prestação de serviço. Com isso, fica claro que houve uma operação entre as partes.

Por consequência, isso se resulta na prestação de informações ao Fisco, também através de obrigações acessórias, onde os cruzamentos ficam claros e evidentes sobre o que ocorreu entre os CNPJs e/ou CPFs (evidente que exista a importância da qualidade dos dados na emissão da nota, que resulta no que a empresa deve se creditar ou debitar junto ao fisco).

Introdução

A questão de emissão e recebimento de notas fiscais é de extrema importância para a gestão tributária das empresas, pois envolve a emissão correta dos documentos fiscais e o registro das notas recebidas, garantindo o cumprimento das obrigações legais e apuração dos impostos devidos. Nesse sentido, a tecnologia na operação fiscal pode ajudar!

Todo esse registro é feito de forma automática, com limitação de prazo para ajuste e cancelamento. Essa ação nos força a criar regras de conduta para necessidades de correções e ajustes.

Para entender mais do assunto, bem como a importância da tecnologia na operação fiscal, continue com a leitura!

Tecnologia na operação fiscal: como funciona a emissão de Notas?

Com a era digital, a emissão de notas fiscais é um processo automatizado e eletrônico, que evidencia as operações comerciais realizadas entre os envolvidos (emissão para uma parte e recebimento para a outra parte envolvida, que iremos ver mais adiante nesse artigo).

As opções gerais que temos de notas fiscais, são:

• Nota fiscal de venda;
• Nota fiscal de serviços;
• Nota fiscal de remessa;

Entre outras, onde muitas delas estão vinculadas à característica da Operação, conhecida como CFOP.

O fato das emissões serem em real time e eletrônicas, nos trazem algumas preocupações quanto a necessidade de correção e ajuste de dados. Pois, é necessário preencher todas as informações obrigatórias, como dados do emitente e destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos, entre outros. É fundamental ter atenção aos detalhes e prazo de correção.

Nas opções de notas que citamos acima, precisamos ter, no ERP, a configuração de todos os pontos previamente envolvidos. São estes: cadastro de produtos e serviços, informações como códigos, gráficos, unidades de medida, classificação fiscal (NCM), alíquotas de impostos e outros.

Emissão dos documentos fiscais eletrônicos

O ERP deve ser capaz de gerar os documentos fiscais eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), seguindo os padrões e as exigências definidas pelas autoridades fiscais, seja ela Prefeitura ou SEFAZ. Isso inclui a geração do arquivo XML, a assinatura digital e o envio para os órgãos competentes (certificado digital nos seus diferentes modelos aceitáveis e ativos).

Recebimento de Notas Fiscais

O Recebimento do documento fiscal é a ciência da Operação, onde tem a oportunidade de reconhecer tudo o que foi emitido contra o seu CNPJ. Sendo assim, é necessário ter o conhecimento da Operação (que será a sua entrada).

Validade dos documentos recebidos

O ERP deve permitir o registro e conferência das notas fiscais recebidas, verificando a autenticação dos documentos, confrontando com os pedidos de compra e validando as informações fiscais, como valores, alíquotas de impostos, quantidade, produtos, serviços e entre outros.

Integração

O ERP tem as suas integrações com os diversos módulos internos para que a comunicação e registro aconteça, de forma a permitir a escrituração e o lançamento automático das informações fiscais nos livros e registros contábeis pertinentes, facilitando a conciliação entre os registros fiscais e contábeis, evitando erros e discrepâncias.

Controle de créditos e obrigações fiscais

O ERP auxilia no controle e na gestão dos créditos tributários gerados pelas notas fiscais recebidas.

Armazenamento

O ERP deve permitir o armazenamento seguro e organizado dos documentos fiscais recebidos, como o arquivo XML das notas fiscais eletrônicas, com as suas devidas assinaturas e validade (na maioria dos casos, se recomenda por no mínimo uma guarda de 5 anos).

Percebeu como o ERP pode ajudar na sua jornada tributária? Tudo isso com o auxílio da tecnologia na operação fiscal. Por isso, conte com essa ferramenta!

Conclusão: tecnologia na operação fiscal

A emissão e o recebimento de notas fiscais dentro do ERP é uma solução que permite a comunicação com as prefeituras (diferentes municípios) e o SEFAZ (diferentes estados).

O uso dessa ferramenta, ou seja, da tecnologia na operação fiscal, permitirá a automatização e a integração das atividades relacionadas à gestão tributária, conduzindo a empresa nas suas responsabilidades de pagamento ou crédito de acordo com a operação realizada dentro de um determinado período.

A configuração e parametrização correta de ambos os sistemas, aliadas aos processos de compra e venda, garantem a conformidade com as regulamentações fiscais. Além disso, a agilidade na emissão e recebimento das notas fiscais e a redução de erros e retrabalho (principalmente no que tangue custo). Ao utilizar um ERP, as empresas podem otimizar a gestão tributária, facilitar a conciliação fiscal e melhorar o controle sobre créditos e obrigações

Quer contar com essa solução em seu negócio? Entre em contato conosco que poderemos auxiliar!.